为进一步规范我校短期因公出国（境）管理工作，明确办理流程，提高办事效率，确保因公出国（境）任务顺利、合规执行，根据国家及上级主管部门有关外事管理规定，现就办理短期因公出国（境）手续的流程通知如下：
一、适用范围
本流程适用于所有由单位派遣外出开展公务出访、教学活动、科学研究、出席国际学术会议、培训进修等，出访期限在21天（含）以内的因公出国（境）任务。
二、办理流程
办理因公出国（境）手续主要分为“任务报批”、“证照与签证办理”和“行前与入境管理”三个阶段，具体流程如下：
（一）任务报批阶段（至少提前2个月，遇假期提前3个月）
1.任务申请：申请人应至少提前2个月向所在部门提交出国（境）任务申请，填写《福建理工大学因公短期出国（境）审批表》，并附上详尽的外文邀请函及中文翻译件、详细日程安排、经费预算说明等核心材料。所需材料清单详见附件。
2.内部审批及公示：申请人所在部门、人事处、组织部、教务处、科研处、计财处、国际交流处（港澳台办）等部门须对出访任务的必要性、人员构成的合理性、日程安排的紧凑性及经费来源的合规性进行严格审核，并签署明确意见。经分管校领导审批后，进行事前公示。处级以上领导干部须经校党委常委会讨论通过后进行事前公示，公示期为5个工作日。
3.正式上报：国际交流处（港澳台办）汇总所有材料，报送至省外事、港澳台部门审批，并指导出访人员填报因公出国（境）系统。所需材料清单详见附件。
4.获取批件：待外事、港澳台部门审核通过后，下达《因公出国、赴港澳任务批件》或《确认件》。此文件是后续所有手续的依据，务必妥善保管。
（二）证照与签证办理阶段
1.办理因公证照：外事、港澳台部门凭《任务批件》等材料，为出访人员办理因公护照或港澳台通行证。
2.申办签证/签注：外事部门或出入境管理部门将根据前往国家（地区）的要求，指导准备签证材料并负责送签。此环节耗时较长，请申请人积极配合。
（三）行前与入境管理阶段
1.行前教育：出访人员出行前必须参加由学校和外事、港澳台部门组织的行前教育会，学习外事纪律和涉港澳台相关纪律、安全保密、礼仪常识等规定。
2.领取证照：（1）由外事、港澳台专办员统一领取；（2）由本人或指定代理人携带学校介绍信及身份证件领取。
3.执行任务：出访国外及港澳台地区期间，须严格遵守批准的日程，并恪守外事纪律和涉港澳台相关纪律。注意人身及财产安全。若因不可抗力因素导致行程变更，应第一时间向校国际交流处（港澳台办）报告。
4.入境后续事宜
（1）证照收缴入境后，须在7日内将因公护照/通行证交回外事、港澳台部门统一保管。
（2）公示及提交报告：入境后1个月内外出人员应按外事及港澳台部门要求进行事后公示，并提交
三、重要注意事项
1.提前规划，预留时间：因公出国（境）审批环节多、要求严，特别是签证环节变数较大。务必提前2-6个月启动办理程序，如遇法定节假日或学校寒暑假，办理时间应相应顺延或提前，为顺利执行出访任务预留充足时间。
2.严守纪律，合规出行：严禁弄虚作假、绕道旅行、超额超时停留，不得擅自变更行程。若受不可抗力因素影响，致使行程变更，第一时间向国际交流处（港澳台办）报告，国际交流处（港澳台办）向外事主管部门汇报。
3.专人负责，高效沟通：建议各部门、各单位指定专人负责对接国际交流处（港澳台办），协助本部门、本单位人员办理手续，确保信息传达准确、流程
4.国际航班选择：出访人员应结合我国航空公司的国际（地区）通航城市信息，优先选择由我国航空公司承运的国际航班。
特此通知。
福建理工大学国际交流处·港澳台办公室
2025年10月
